Goed factureren is een kunst: 4 tips voor een soepel proces

Bij bouwprojecten is ‘stroomlijnen’ hét sleutelwoord. Voordat je bestellingen gaat plaatsen en specialisten naar de bouwplaats stuurt, maak je duidelijke afspraken met de opdrachtgever. Je stelt een begroting op en richt een termijnschema in. Je bepaalt bijvoorbeeld samen dat je op een vast moment in de maand of eens in de zoveel weken een factuur stuurt. Hierop kan een vast bedrag staan óf een bedrag op basis van de voortgang van de productiestanden.

Belangrijk, want zo voorkom je dat je het hele project zelf moet voorfinancieren. Maar zelfs met de beste afspraken ben je er nog niet. Want tijdens het traject kunnen de zaken anders verlopen dan gepland. Bovendien is het cruciaal dat je je facturen tijdig verstuurt. Alleen zo zorg je voor een goede cashflow en kun je onderaannemers op tijd betalen.

Hoe zorg je dat het facturatieproces van a tot z soepel verloopt? We geven je 4 tips!

1. Creëer overzicht

Welke facturen heb je tot nu toe verstuurd? En wat moet je nog allemaal factureren? Deze vragen moet je te allen tijde in één oogopslag kunnen beantwoorden.

Makkelijk is anders. Stel, je moet 20 koopwoningen aan particulieren opleveren. In principe betekent dit dat je 20 opdrachtgevers hebt. Maar in de praktijk heb je per woning met allerlei subopdrachten te maken. De een wenst bijvoorbeeld een uitbouw van een halve meter, terwijl de ander een extra dakkapel wil. In zulke gevallen is het essentieel om het overzicht te bewaken. Zo voorkom je dat je afgeronde zaken niet (tijdig) factureert en dat de kosten te veel vooruitlopen op de opbrengsten.

2. Leg meer- en minderwerk goed vast

Meer- en minderwerk: het komt zelden voor dat een bouwproject hiervan gevrijwaard blijft. Hoe goed je initiële afspraken ook zijn, de realiteit kan een wijziging van de plannen vereisen.

Wat als het gekozen hout bijvoorbeeld niet meer leverbaar is, je een andere steensoort nodig blijkt te hebben of een trapje uiteindelijk 2,5 meter in plaats van 2 meter breed moet zijn? Dan veranderen de prijzen. In deze processen moet je constant inzicht hebben, zodat je alles goed blijft vastleggen en — waar nodig — tijdig met de opdrachtgever kunt overleggen.

3. Houd openstaande facturen in de gaten

Als de opdrachtgever een factuur niet op tijd betaalt, is het belangrijk om snel actie te ondernemen. Je stuurt bijvoorbeeld een herinnering of belt de opdrachtgever op. Zo zet je de zaken vaak snel recht, zodat je de woning toch volgens de planning kunt opleveren.

Maar je kunt alleen adequaat handelen wanneer je tijdig signaleert welke facturen betaald hadden moeten zijn. Een goed systeem helpt je daarbij. Hierin kun je je openstaande facturen vaak gemakkelijk inzien. En wil je een reminder uitsturen, dan genereer je deze met één druk op de knop.

4. Stimuleer elektronische facturatie [B2B-tip!]

Hoe makkelijker het administratieve proces, hoe vlotter het facturatieproces verloopt. Dit betekent dat je het aantal vereiste handelingen tot een minimum wilt beperken. Binnen jouw bedrijf, maar — als het enigszins kan — óók bij de partijen waarmee je samenwerkt. Als dit onderaannemers, woningcorporaties en de (semi-)overheid zijn, kun je hen uitnodigen om elektronisch te gaan factureren. Daarmee is het immers veel eenvoudiger om facturen te genereren en verwerken!

Een soepel facturatieproces realiseren?

Dat begint met een solide systeem. Hierin kun je alles goed vastleggen, bijhouden en overzien. Meer weten? Neem gerust contact op met Visma Solidbricks.