Werken met data: implementeer efficiënte, betrouwbare processen in 4 stappen

Urenregistratie, projectvoortgang, facturatie, gebruikte materialen, gerealiseerde werkzaamheden: als bouwbedrijf registreer je een hoop informatie. Doe je dit in een klassieke applicatie, dan duurt het niet lang voordat deze bomvol data zit. In principe kun je de opgeslagen gegevens altijd naslaan. Maar makkelijk is anders.

Als je bijvoorbeeld even wilt controleren of de gegevens op een inkoopfactuur overeenkomen met de oorspronkelijke contractafspraken, verdwaal je al gauw in de krochten van je systeem. Voordat je een beslissing kunt nemen, ben je een (veel te) lange zoektocht verder.

Bestaat er een efficiëntere werkwijze die óók betrouwbaar is? Gelukkig wel. Het is mogelijk om tijdens elke stap van het proces de informatie tevoorschijn te halen die je op dát moment nodig hebt — in enkele muisklikken. Hoe implementeer je zo’n werkwijze? Start met het uitvoeren van ons vierstappenplan!

1. Breng alle keuzes binnen processen in kaart

Welke keuzes maak je binnen jouw specifieke bedrijfsprocessen? Als je een stevig fundament wilt leggen voor de volgende stappen, is het belangrijk om je processen eerst stapsgewijs in kaart te brengen. Breek het factuurverwerkingsproces bijvoorbeeld op in ’factuurgegevens invoeren’, ‘factuur accorderen’, ‘boeking aanmaken’ en ‘leverancier betalen’.

2. Bepaal per keuze wat de benodigde informatie is

Een medewerker heeft bepaalde gegevens nodig om een keuze te kunnen maken. Zo kunnen goedkeurders pas akkoord geven wanneer zij zeker weten dat het factuurbedrag overeenkomt met de contractafspraken. En misschien wil je altijd eerst je cashflow inzien voordat je overgaat tot betaling.

3. Definieer rollen en koppel ze aan keuzes

Wie maakt welke keuzes? Je kunt deze vraag beantwoorden door individuen aan te wijzen. Maar het is beter om in rollen te denken, zoals ‘projectcontroller’, ‘financieel medewerker’, ‘bouwplaatsopzichter’ of ‘externe aannemer’.

Voorkom situaties waarin een proces volledig van één rol afhankelijk is. Als meerdere rollen een keuze kunnen maken, verklein je de kans dat de flow verstoord raakt. Lukt dit écht niet — bijvoorbeeld omdat je een kleine ondernemer bent? Zorg dan voor een plan B, zodat het proces niet instort wanneer iemand afwezig is.

4. Leg vast hoe je het proces gaat bewaken

Je hebt je processen in kaart gebracht, gestroomlijnd en geoptimaliseerd. Nu is het tijd om ze te bewaken! Dit kun je het best doen met een goed softwaresysteem. Maar hoe ziet dat er precies uit

Allereerst biedt een solide systeem flexibiliteit, zodat je jóuw processen kan inregelen. Daarnaast moet de software betrouwbaar zijn en eenvoudig procesinformatie verstrekken wanneer je voor een keuze staat. Als een leverancier bijvoorbeeld een vraag stelt over een openstaande factuur, wil je deze direct kunnen naslaan!

Wil je een stevige keten opzetten die op cruciale momenten overeind blijft staan? Zorg dan dat iedereen zich bewust is van een groter geheel.

Interesse in een softwaresysteem waarmee je jouw processen op betrouwbare wijze optimaliseert en bewaakt? Neem gerust contact op met Visma Solidbricks om de mogelijkheden te bespreken