Wij kunnen projecten nu met zijn allen op dezelfde manier sturen en vastleggen

Over DEKRA

Al bijna een eeuw is DEKRA een toonaangevende expert op het gebied van testen, inspecteren en certificeren. Met een breed scala aan diensten zet DEKRA zich wereldwijd in voor veiligheid op het werk, thuis en onderweg. In Nederland verricht DEKRA zeer diverse diensten: het test en certificeert producten, audit en certificeert onder andere managementsystemen, inspecteert en test bedrijfskritische installaties en inspecteert de spoorwereld. Daarnaast biedt DEKRA ondersteuning bij het optimaal beheersen van de schadelast en het efficiënt afhandelen van schades en claims.

De behoefte

Meer controle over de projectadministratie en de financiën: dát had DEKRA begin jaren 90 nodig. Het urenregistratieproces geschiedde handmatig en op papier. Dit leidde tot inefficiëntie en een gebrek aan overzicht. DEKRA wilde de projectstroom rondom certificeringen beter beheersen, zowel qua voortgang als op financieel gebied. Daarom ging het op zoek naar een geautomatiseerde oplossing die twee zaken mogelijk zou maken: decentrale facturatie en een meer nauwkeurige financiële en projectadministratie.

De oplossing

DEKRA zocht een systeem dat goed zou aansluiten op de specifieke behoeftes van een certificerende instelling. Visma Solidbricks bleek een flexibele partner die de handen ineen wilde slaan om het ERP-systeem samen aan te passen aan de behoeftes van DEKRA. De langdurige samenwerking heeft geleid tot een oplossing die voortdurend up-to-date is en die kan meegroeien met ontwikkelingen. Deze heeft gezorgd voor meer inzicht, een beter overzicht en een eenduidige werkwijze.

De voordelen van Visma Solidbricks

• Efficiënte digitale processen
• Decentrale facturatie grotendeels geautomatiseerd
• Realtime inzicht in projectstatus
• Geautomatiseerde intercompany-afhandeling
• Flexibele, proactieve samenwerking

“Visma Solidbricks heeft ons vooral grip en inzicht gebracht,” zegt Remco Mol. Als Head of Biz SW Product Testing, Audit, Consulting & Training en Vice President van DEKRA Group leidt hij het team dat de IT-oplossingen beheert voor de genoemde markten.

In de afgelopen decennia heeft het bedrijf nauw samengewerkt met Visma Solidbricks om de projectadministratie en financiële processen te verbeteren. Een geslaagde onderneming, als je het Remco vraagt: “Wij kunnen projecten nu met zijn allen op dezelfde manier sturen en vastleggen. In plaats van een papieren rompslomp hebben we efficiënte digitale processen. Daardoor hebben we inzicht en overzicht. Bovendien is Visma Solidbricks een flexibele partner die altijd bereid is om de oplossing samen aan onze eisen aan te passen. Dat zijn de redenen waarom we het al vrij lang met elkaar uithouden!”

“We hebben altijd inzicht in de status van een project”

Een voorbeeld van een aanpassing die Visma Solidbricks met DEKRA gerealiseerd heeft, is de workflow-engine. Deze is onder de CISPro-applicatie geïmplementeerd. “De workflow-engine is een technische oplossing die data verzamelt en vertaalt voor SAP,” legt Remco uit. “Je haalt data op een zeer gecontroleerde en visuele manier uit het systeem. En we kunnen ervan op aan dat de datatransfer efficiënt en betrouwbaar is. We hebben hiermee constant de juiste data op de juiste plek en kunnen ingrijpen waar nodig om het proces volledig te beheren.”

“Visma Solidbricks heeft de transitie naar decentrale facturatie voor ons mogelijk gemaakt”

Facturatie valt doorgaans onder de verantwoordelijkheid van de financiële afdeling. Maar DEKRA besloot om de zaken anders aan te pakken. “Met decentrale facturatie wilden wij de verantwoordelijkheid voor het maken van een factuur puur in de business leggen,” legt Remco uit. “Zo hoeft finance aan het eind alleen nog even te controleren of alles goed staat. Met één druk op de knop wordt de factuur vervolgens verwerkt.”

Een goed plan, maar qua techniek en ontwerp was het systeem hier aanvankelijk niet op ingericht. Remco: “Visma Solidbricks heeft de transitie naar decentrale facturatie mogelijk gemaakt. Dat was een ingrijpend proces, want we wilden de afhandeling van facturen volledig veranderen. En uiteindelijk moet je natuurlijk wel de juiste boekingen en goedkeuringen in je systeem krijgen. We hebben dit dus grondig met elkaar uitgedacht. En Visma Solidbricks heeft het project heel goed uitgevoerd!“

“De geautomatiseerde intercompany-afhandeling maakt het leven een stuk makkelijker”

“Enkele jaren geleden is er ook een stukje certificatie voor het managementsysteem ingebouwd,” vertelt Remco. “We hebben nu een goede workflow van versioning en statusafhandeling. Dat maakt het leven een stuk makkelijker.”

Remco verduidelijkt dit met een voorbeeld. “Als notified body mogen wij bijvoorbeeld pacemakers en hartbewakingsapparatuur testen. Dat doen wij met mensen die binnen én buiten Nederland werken. De uren vallen onder één project, maar de compensatie van deze mensen vereist een intercompany-afhandeling. Het administratieve proces is nu geautomatiseerd, waardoor wij alleen nog hoeven te controleren of het goed verloopt!”

“Visma Solidbricks denkt met ons mee en draagt ideeën aan”

Wat Remco zeer positief vindt, is het partnerschap met Visma Solidbricks: “Het is zeker niet zo’n partij waarbij je een licentie afneemt en waarmee je één keer per jaar contact hebt. Visma Solidbricks denkt met ons mee en draagt ideeën aan. En als wij een vraag stellen, krijgen we altijd snel een weldoordacht antwoord. Daarbij kunnen we heel open met elkaar communiceren. De samenwerking verloopt absoluut prima.”

Of Remco Visma Solidbricks zou aanbevelen? “Als je op zoek bent naar een goed product en graag samenwerkt met een club die de oplossing aanpast aan jouw wensen, is Visma Solidbricks de partij die je zoekt. Je hebt een stevige basis om samen hele mooie dingen te realiseren!”

Doordat Visma Solidbricks écht met ons meedacht over het inbouwen van certificaties, kwamen we in enkele stappen tot een juiste, volledige oplossing. Dat vind ik toch wel noemenswaardig: we vroegen ’twee’ en we kregen ‘drie’!

Naam organisatie: DEKRA

Website: https://www.dekra.nl/nl/home