‘De Wet van de Rommelzolder’: gooi jij waardevolle informatie weg?

Herken je de volgende situatie? Op een rustige zondag loop je naar de zolder. Daar tref je een stapel kratten aan. Van oude foto’s tot verstofte diploma’s: je komt allerlei spullen tegen waarvan je het bestaan vergeten was. Terwijl je de kratten doorzoekt, vind je plotseling een oud notitieboek terug. Je slaat het open en voilà: je bladert door pagina’s met aantekeningen die je jaren geleden tijdens een gesprek met een collega hebt gemaakt. Ooit kwamen jullie samen op een briljant idee, maar dat is in de vergetelheid geraakt. Jullie proberen het al een tijd tevergeefs te reconstrueren. Maar hier is het dan, uitgewerkt en wel!

Patrick Adema, onze strategic development director, spreekt in dit soort gevallen van ‘De Wet van de Rommelzolder’. Die wet zegt dat je een rommelzolder pas opruimt als deze vol is of als je verhuist. Wat je daaraan hebt als bouw- of vastgoedorganisatie? Héél veel. In deze blogpost legt Patrick het uit.

Waarde in context

“Veel bedrijven gooien informatie weg zonder precies te weten waarom,” zegt Patrick. “Vroeger was schijfruimte heel duur, dus toen was dit logisch. Maar dat is al lang niet meer het geval. Nu zie je vaak dat informatie met een bepaalde ‘leeftijd’ automatisch wordt verwijderd. Vaak vanuit de gedachte dat je zo geen risico loopt in het kader van de AVG. Is dat altijd slim? Absoluut niet. De relevantie van de data zou leidend moeten zijn. Als je daarnaar kijkt, constateer je vaak dat je veel gegevens juist zou moeten bewaren. Doe je dat niet, dan verwijder je de context. En zonder context kun je geen goede beslissingen nemen.”

Om te verduidelijken wat hij bedoelt, trekt Patrick een boek uit zijn kast. “Dit is een veilingboek uit de jaren 90,” vertelt hij terwijl hij bladert naar een pagina waar een horloge op staat. “Een van de beroemdste horlogemakers heeft dit uurwerk ooit speciaal voor iemand gemaakt. Hier kun je het levensverhaal van die persoon teruglezen. Ook zie je wanneer het horloge aan hem geleverd is — én voor welke prijs. Al deze contextuele informatie maakt het horloge waardevol. Hierdoor kon het voor een goede prijs verkocht worden op de veiling. Als deze data was weggegooid, had het horloge veel van zijn waarde verloren.”

Historische data maken het verschil

Het punt dat Patrick maakt, is dat informatie rondom het creatieproces cruciaal is. Een horloge is na twee eeuwen veel waard omdat je alles weet over de maker en de ontvanger. De aantekeningen die op zolder liggen, blijken jaren later uitstekend van pas te komen. Hetzelfde geldt voor bouw- en vastgoedprojecten, legt Patrick uit: “Tijdens het ontwikkelproces leg je veel feitelijke data vast, bijvoorbeeld door een ‘digital twin’ en een BIM-model te maken. Maar er is nog meer essentiële informatie die je wilt bewaren. Met welke filosofie heeft een vastgoedeigenaar het gebouw opgetrokken? Stond kwaliteit hierbij voorop? Speelde duurzaamheid een belangrijke rol? Dit soort zaken kunnen in een later stadium heel belangrijk zijn voor potentiële kopers.”

De moraal van het verhaal? Die vat Patrick bondig samen: “Gooi belangrijke informatie niet weg! Historische data maken het verschil, juist naarmate de tijd verstrijkt.”

Wil je data goed vastleggen om deze te kunnen hergebruiken? Visma Solidbricks maakt het mogelijk. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.