Slimmer werken in de bouw: hoe onze samenwerking met OutSmart jou efficiënter maakt [deel 1]

Van losse e-mails en WhatsApp-berichten tot Excel-sheets en papieren documenten: anno 2024 werken veel bouwbedrijven nog op traditionele manieren. Menig financieel-administratief proces is toe aan een digitaliseringsslag. Om die te vergemakkelijken, hebben Visma Solidbricks en OutSmart de handen ineengeslagen. Wat de samenwerking oplevert? Een manier om de binnen- en buitendienst te digitaliseren, wat zorgt voor meer efficiëntie en overzicht.

Onlangs gingen we om de tafel met Bas Langenhuizen, oprichter en managing director van OutSmart, en Mark Horné, onze eigen new business sales- en accountmanager. In deze tweedelige blogreeks leggen zij uit hoe de samenwerking bouwbedrijven helpt om slimmer te werken!

OutSmart: digitale gereedschapskoffer voor de buitendienst

“Wij zijn gespecialiseerd in bedrijven met een buitendienst,” vertelt Bas. “OutSmart digitaliseert offertes, facturatie en alles wat ertussenin ligt. Om het eenvoudig uit te leggen: wanneer een klant een opdracht inschiet, zorgen wij dat deze doorgaat naar het primaire systeem van de organisatie en dat de betrokkenen meteen weten wat zij moeten doen. Daarvoor koppelen we met allerlei pakketten, waaronder Visma Solidbricks. Wij bieden als het ware een digitale gereedschapskoffer. Hiermee kunnen mensen in de buitendienst altijd hun werk doen én zien wat hun collega’s in het verleden voor dezelfde opdrachtgever gedaan hebben. Je kunt de werkbonnen namelijk makkelijk naslaan.”

Het resultaat? “Je bent in real time op de hoogte van de status quo en kunt daardoor sneller factureren. Bouwbedrijven die nog met papieren werkbonnen werken, maken facturen vaak te laat op. Met OutSmart versnel je het proces aanzienlijk.”

De kracht van synergie: sterke integratie + goed partnerschap = slagkracht voor bouwbedrijven

De samenwerking tussen Visma Solidbricks en OutSmart is in gang gezet door een klantverzoek: “Een klant vroeg of wij een oplossing hadden voor een werkbon die de buitendienst voor service en onderhoud kan gebruiken,” vertelt Mark. “OutSmart is daarin marktleider, dus toen zijn we samen gaan kijken of we dit verzoek konden inwilligen.”

Bas voegt toe: “Wij kennen Visma Solidbricks al erg lang. Maar sinds anderhalf jaar is OutSmart onderdeel van Visma — en in die periode zijn we nog meer gaan kijken naar manieren waarop we synergie kunnen creëren. In de samenwerking met Visma Solidbricks hebben we echt gefocust op de vraag: ‘Op welke gebieden kunnen we elkaar versterken?’”

Een sterke integratie en een goed partnerschap bleken goud waard. Mark: “Als je samen op zoek gaat naar de gebieden waarop je elkaar kan versterken, kan je écht veel digitaliseren en slagkracht creëren voor een gemeenschappelijke klant!”

Samenwerken voor meer toekomstbestendigheid: meevaren op de digitaliseringsgolf

Dat OutSmart vernuftig is, komt de klant ten goede. “Alleen een werkbon ondertekenen via een app, dát trucje is niet meer zo moeilijk,” zegt Bas. “Maar wij hebben een bredere klantengroep die meer wil dan dat. En daarom gaat onze oplossing ook verder. Je kan er bijvoorbeeld zelfs een hele route mee laten berekenen.”

En hoe werkt de koppeling met Visma Solidbricks nu precies? “Afhankelijk van de wens van de klant komt een service- of onderhoudsmelding eerst binnen bij OutSmart óf bij ons,” legt Mark uit. “De afspraak wordt direct ingepland en naar de buitendienst gestuurd. Tijd, kilometers en gebruikte materialen worden geregistreerd in de applicatie van OutSmart. Wanneer de werkbon klaar is, wordt het hele pakketje in één keer geautomatiseerd naar Visma Solidbricks gestuurd. Omdat je meteen een overzicht hebt, kun je ook direct de factuur versturen.”

Een ander groot voordeel: de oplossing maakt klanten toekomstbestendig. “We hebben gezorgd dat zij mee kunnen gaan in de huidige digitaliseringsflow zónder het wiel opnieuw uit te vinden,” zegt Mark. “Visma Solidbricks is het hart van de organisatie-afdeling die op kantoor zit. OutSmart is gespecialiseerd in de buitendienst en heeft een eigen roadmap uitgestippeld. Door de integratie focussen we allebei op de zaken waar we goed in zijn. Zo kunnen we de koppeling steeds verder uitbreiden. En daardoor hebben onze klanten het beste van twee werelden!”

Benieuwd naar manieren waarop je je financiële processen als bouwbedrijf efficiënter maakt? In deel 2 van deze blogserie geven Bas en Mark je praktische tips.